Pompéia (SP) – A falta de controle financeiro em loteadoras de terrenos é um problema recorrente no Brasil, com impacto direto na gestão de pagamentos, emissão de boletos, controle de recebimentos e o processo de cancelamento. Esse cenário pode gerar confusão para os gestores e clientes, afetando a saúde financeira das empresas e a confiança do consumidor.
A seguir, discutimos os principais desafios relacionados ao controle financeiro em loteadoras, como verificar se um boleto foi pago, o processo correto para cancelamento de boletos e as melhores práticas para otimizar a gestão financeira.
1. A Importância do Controle Financeiro para Loteadoras
No contexto de uma loteadora, o controle financeiro é crucial não apenas para garantir a arrecadação eficiente dos valores devidos, mas também para manter a saúde da empresa. Ele envolve uma série de processos, desde a emissão de boletos até o recebimento e cancelamento de pagamentos. Quando mal executado, esse controle pode resultar em problemas como inadimplência, dificuldades de comunicação com os clientes, e até mesmo prejuízos financeiros devido ao lançamento de boletos indevidos ou pagos mais de uma vez.
A dificuldade maior surge quando os gestores não têm um sistema bem estruturado para verificar se um boleto foi efetivamente pago, além de ter um processo claro para o cancelamento de boletos emitidos erroneamente.
2. Como Verificar se um Boleto Foi Pago?
Após a emissão de um boleto, a principal preocupação do gestor de uma loteadora é acompanhar se o pagamento foi realizado corretamente. Isso é fundamental para garantir que o fluxo de caixa da empresa seja mantido de forma saudável.
Para verificar se um boleto foi pago, existem algumas abordagens que podem ser seguidas:
a) Sistemas de Gestão Financeira e Bancária:
A maioria das loteadoras já utiliza sistemas de gestão financeira que se integram com as plataformas bancárias. Essas ferramentas oferecem relatórios detalhados sobre os pagamentos realizados e identificam automaticamente os boletos pagos. Além disso, esses sistemas geram notificações de cobrança para os boletos em atraso, o que facilita o acompanhamento das pendências financeiras.
b) Consulta via Internet Banking:
Outra forma comum de verificar se o pagamento de um boleto foi efetuado é acessar o internet banking da conta bancária da empresa e procurar pelo pagamento específico. As transações feitas por boleto geralmente ficam registradas no extrato bancário com o número do documento, facilitando a conferência.
c) Integração com Processos de Cobrança Automática:
Muitas loteadoras optam por plataformas que oferecem a cobrança automatizada de boletos, onde o cliente pode pagar de forma simples e a empresa recebe a confirmação imediata da transação. Essa integração minimiza o erro humano e melhora a eficiência no processo de verificação.
3. O Que Fazer Quando um Boleto Não Foi Pago?
Se, após a verificação, o boleto não foi pago, é importante tomar medidas rápidas para regularizar a situação e minimizar impactos no fluxo de caixa. Algumas ações incluem:
a) Envio de Notificação de Inadimplência:
A primeira atitude deve ser o envio de uma notificação ao cliente informando o não pagamento. Essa notificação pode ser feita por e-mail, SMS ou por carta, com todos os dados do boleto (valor, data de vencimento, juros de mora, etc.).
b) Negociação e Parcelamento:
Caso o cliente não tenha pago o boleto por algum motivo, o gestor da loteadora pode optar por uma renegociação. Muitas vezes, o parcelamento da dívida facilita o pagamento por parte do cliente, o que ajuda a evitar que o contrato seja rescindido por inadimplência.
c) Taxas de Juros e Multa:
Em geral, o não pagamento de boletos resulta em cobrança de juros e multa, conforme estabelecido em contrato. No entanto, é importante que a loteadora informe previamente as condições de pagamento e penalidades para evitar desentendimentos e problemas legais.
4. Como Realizar o Cancelamento de Boleto Emitido?
Em determinadas situações, pode ser necessário cancelar um boleto emitido, seja por erro de valor, vencimento incorreto, ou por alguma outra razão. O cancelamento do boleto deve ser feito de forma clara e transparente, seguindo as normas estabelecidas pelos bancos e órgãos reguladores. Vejamos as etapas do processo de cancelamento:
a) Verificação do Status do Boleto:
Antes de solicitar o cancelamento de um boleto, é fundamental verificar se ele já foi pago ou não. Caso o boleto tenha sido pago, não será possível cancelá-lo, mas sim realizar um estorno do valor pago. Portanto, o primeiro passo é consultar o banco ou sistema de gestão financeira para garantir que o boleto não tenha sido liquidado.
b) Solicitação ao Banco ou Instituição Financeira:
Quando o boleto não foi pago e precisa ser cancelado, a solicitação de cancelamento deve ser feita diretamente ao banco ou à instituição financeira que gerou o boleto. A maioria dos bancos oferece um sistema online ou por telefone para solicitações de cancelamento, mas a depender do banco, pode ser necessário formalizar a solicitação com um documento que justifique o motivo do cancelamento.
c) Alteração do Vencimento e Emissão de Novo Boleto:
Após o cancelamento do boleto, caso o cliente ainda deva o valor, é importante emitir um novo boleto com o valor corrigido (se necessário) e um novo vencimento. A alteração do vencimento deve ser feita com cautela, uma vez que alterações sem comunicação clara podem gerar confusão para o cliente.
d) Comunicação com o Cliente:
Sempre que houver o cancelamento de um boleto, é essencial que a loteadora informe o cliente sobre a ação realizada. A comunicação deve ser feita por meio de e-mail, mensagem de texto ou qualquer outro canal de contato utilizado pela empresa, explicando as razões do cancelamento e fornecendo um novo boleto com todos os detalhes necessários para o pagamento.
5. Melhores Práticas para Melhorar o Controle Financeiro em Loteadoras
Além de ter um sistema de controle eficiente para verificar pagamentos e realizar cancelamentos, algumas melhores práticas podem ser adotadas pelas loteadoras para evitar falhas no processo financeiro. Essas práticas incluem:
a) Utilização de Sistemas Integrados de Gestão:
Investir em um sistema de gestão financeira que seja integrado com a plataforma bancária e possibilite o acompanhamento em tempo real dos pagamentos e pendências é uma das melhores formas de evitar falhas de controle.
b) Emissão de Boletos Automática e Transparente:
Utilizar plataformas que emitem boletos automaticamente, com todas as informações corretas e de forma transparente, minimiza a possibilidade de erro. Além disso, garantir que os clientes recebam o boleto no prazo correto é uma forma de evitar o não pagamento por esquecimento.
c) Treinamento de Equipe:
É fundamental que a equipe financeira da loteadora esteja bem treinada e capacitada para lidar com o sistema financeiro, o envio de notificações, e o processo de cancelamento de boletos. Isso evita erros humanos e melhora a eficiência do processo.
d) Política Clara de Cobrança e Cancelamento:
Definir e comunicar claramente a política de cobrança e cancelamento de boletos para os clientes é essencial para evitar problemas futuros. Isso deve ser feito desde a assinatura do contrato até a entrega do lote, garantindo que todos os aspectos financeiros sejam bem compreendidos pelas partes envolvidas.
A falta de controle financeiro em loteadoras pode gerar uma série de problemas para a empresa e seus clientes. A emissão e o cancelamento de boletos, o acompanhamento de pagamentos e a comunicação transparente são processos fundamentais para garantir que a empresa mantenha sua saúde financeira em dia e seus clientes satisfeitos. Adotar boas práticas de controle financeiro, utilizar sistemas de gestão eficientes e garantir que todos os procedimentos sejam claros e bem executados são passos essenciais para evitar que a falta de controle se torne um obstáculo no sucesso da loteadora.
Autor: EZEQUIEL MARTINS RIBEIRO é especialista em Inovação, Transformação Digital para o Setor Imobiliário e CEO-cofounder da Terravista Software, solução digital para loteadores e incorporadores. Acesse e saiba mais www.terravista.tec.br
